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AHK Italien: una comunicazione più semplice ed efficace, anche in mobilità, grazie a Teams Voice | Impresoft 4ward

AHK Italien: una comunicazione più semplice ed efficace, anche in mobilità, grazie a Teams Voice

La tecnologia sta permeando sempre più le aziende, con numerosi vantaggi in termini di efficienza, agilità e competitività. L’utilizzo di diversi applicativi ha però anche un risvolto negativo sia lato IT, che si trova una gestione più complessa e articolata degli strumenti, sia lato utente, che è costretto a spostarsi ripetutamente da un applicativo all’altro in base all’attività che sta svolgendo. Infatti, secondo il Workgeist Report del 2021, i lavoratori spendono in media 59 minuti al giorno spostandosi da un’applicazione all’altra durante la propria giornata lavorativa.

Era questa la situazione in cui si è trovata AHK Italien, la più grande camera di commercio bilaterale in Italia, con quasi 700 soci, 10 rappresentanze locali e più di 60 collaboratori nella sede di Milano. Attiva dal 1921, agisce su incarico del Ministero dell’Economia e dell’Energia tedesco per promuovere le relazioni economiche tra aziende italiane e tedesche.

 

Unified Communication & Collaboration

AHK Italien possedeva già un sistema di telefonia VoIP, dotata di centralino digitale e di applicativo desktop per le telefonate, che era però slegato da Microsoft 365 e Teams, che erano invece già utilizzati aziendalmente per la parte di collaboration.
L’azienda si è quindi rivolta a Impresoft 4ward, con la quale aveva già lavorato insieme per l’implementazione della suite Microsoft e della piattaforma di e-learning LMS365 (vedi caso di successo “La digitalizzazione per superare le distanze”).  L’obiettivo era quello di sfruttare Teams, appunto già ampliamente utilizzato dagli utenti per quanto riguarda la parte di instant messaging, collaborazione, ecc, anche per la parte di fonia, così da eliminare un applicativo terzo on-premise che richiedeva, tra le altre cose, manutenzione periodica, soprattutto dal punto di vista server.
 

Tutti i benefici di un hub centralizzato

La migrazione, che è stata semplice e veloce senza impatto sulla produttività degli utenti, ha portato ad accentrare su un unico strumento tutta la parte di comunicazione, creando un sistema di Unified Communication con diversi vantaggi, sia lato utente che lato amministratori.

Innanzitutto, c’è stata una semplificazione e automatizzazione della gestione di out-of-office, segreterie, trasferimenti telefonate, code di risposta e centralino, che funzionano ora in modo automatico secondo regole predefinite dallo staff IT. Inoltre, c’è stato un grosso risparmio di tempi e costi relativi alla manutenzione continuativa del sistema terzo che veniva utilizzato solamente per le telefonate.

Dal punto di vista della reportistica, invece, è stato semplificato il monitoraggio del flusso delle chiamate, dell’utilizzo dello strumento e dell’efficienza del centralino, così da avere a colpo d’occhio tutti gli elementi necessari al management per fare valutazioni al riguardo.

Ma anche lato utente i vantaggi non sono trascurabili: grazie all’eliminazione della doppia interfaccia dovuta all’utilizzo di due strumenti di comunicazione distinti, la user experience è migliorata notevolmente e le risorse ora spendono meno tempo a spostarsi tra i vari strumenti a disposizione.

Inoltre, grossi benefici si sono avuti per quanto riguarda il lavoro in mobilità e l’home office, in quanto la soluzione precedente era strettamente legata all’utilizzo dei telefoni classici presenti sulle scrivanie dei collaboratori, che ora sono stati abbandonati in favore di cuffie professionali e degli smartphone aziendali già a disposizione. Anche la qualità delle telefonate è fortemente aumentata e l’integrazione con gli strumenti di videoconferenza ha portato un ulteriore boost della produttività aziendale.

 

Una partnership consolidata

Durante l’implementazione di Teams Voice, un ruolo fondamentale è stato giocato da 4wardPRO che, grazie all’esperienza trentennale in progetti di questo tipo, ha accompagnato con successo la Camera di Commercio Italo-Germanica verso l’obiettivo desiderato.

“Il supporto di Impresoft 4ward è stato costante e professionale, con una persona di riferimento dedicata che ci ha seguito dall'inizio alla fine del processo” - racconta Stefano Quaratesi, Project Manager Admin di AHK Italien - “Impresoft 4ward si è anche interfacciata direttamente con il gestore telefonico e quello dell’infrastruttura server, alleggerendo l’effort delle risorse IT interne”.